Hausser la Barre Virtuellement : Les Leçons Apprises de FounderFuel — Édition COVID-19

Auteure: Sarah Bezeau Gervais

Cohorte 2020 de FounderFuel

Mettons les choses en contexte. Nous sommes en février 2020 et nous finalisons la nouvelle cohorte FounderFuel. La pandémie de COVID-19 est sur notre radar, mais pas de façon importante. Soudainement, du jour au lendemain, le mois de mars arrive et le monde (et Montréal en particulier) passe du train-train habituel à un confinement complet.

Par le passé, FounderFuel a exigé BEAUCOUP d’implication en personne. Des réunions avec les mentors aux séances de groupe en passant par notre journée de démonstration, tout était fait en personne. Notre conviction profonde est que la création de jeunes entreprises de portée mondiale nécessite une communauté qui se rencontre en personne. Alors que se passe-t-il lorsque toute cette communauté est désormais amenée à interagir en ligne? Qu’advient-il de la chimie spontanée des rencontres humaines qui se produisaient lorsque nous partagions le même espace physique à la Maison Notman?

Au cours des premières semaines qui ont suivi le confinement, nous étions convaincus qu’un programme virtuel ne pouvait pas être aussi bon que la version en personne. Mais avec le recul, le résultat est très clair et, heureusement, nous savons maintenant que nos premières réactions étaient tout à fait erronées. Le programme FounderFuel 2020 a été un énorme succès pour nos entrepreneurs. Nous avons reçu les meilleures notes de la part de cette cohorte par rapport à toutes nos versions précédentes pré COVID-19. Nous pensons que c’est parce que cet « événement mondial sans précédent » nous a donné l’occasion de repenser complètement notre approche et de forger des connections plus profonde à travers cette expérience unique partagée. Nous nous sommes amusés, nous avons beaucoup appris et, en fin de compte, nos entreprises ont eu le sentiment de pouvoir maintenir un meilleur équilibre entre leur travail dans leurs entreprises et le soutien qu’elles recevaient de la communauté FounderFuel pour travailler sur leurs entreprises.

Voici les principales leçons que nous avons tirées de cette incroyable expérience que nous comptons apporter à la cohorte 2021, qui acceptera les candidatures à partir de cet automne.

Le programme est fondé sur la communauté

Étant donné la transition majeure vers le virtuel, nous avons choisi de mettre nos cartes sur table avec nos commanditaires, nos mentors et même aux entreprises. Nous sommes convaincus que c’est grâce à cette ouverture et à notre désir intense de trouver de nouvelles approches inspirantes que nous avons établi unlien de profonde confiance avec eux et que nous avons été accueillis avec la volonté de voir grand et de créer des solutions novatrices. Nous étions tous dans le même bateau, et nous sommes incroyablement reconnaissants que tout le monde ait eu envie de commencer à ramer.

Nos commanditaires ont doublé leur engagement. Nos entreprises sont devenues des alliées et des cocréatrices de la nouvelle version du programme. Il y avait des paramètres complètement nouveaux et nous avons découvert qu’après une décennie d’itération, nous n’étions jamais vraiment sortis des sentiers battus et n’avions jamais regardé le programme sous un angle complètement nouveau. Aujourd’hui, grâce au retour d’information de la cohorte, nous pouvons partager ce qui a le mieux fonctionné.

Flexibilité intégrée

Dans une nouvelle réalité qui impliquait des enfants à la maison et une distanciation sociale, cette distinction entre nos vies professionnelles et personnelles a disparu instantanément et nous sommes tous apparus comme des humains à part entière au travail. Nous avons fixé nos réunions de groupe le matin et avons rendu l’après-midi flexible afin que les gens puissent planifier des tête-à-tête avec leurs mentors, nos commanditaires, Katy, notre directrice générale, et d’autres membres de l’équipe de Real Ventures. Nous avons gardé les vendredis entièrement ouverts afin que les équipes puissent consacrer ce temps à se concentrer pleinement sur leurs activités professionnelles et familiales. Et les entrepreneurs ont adoré. Par rapport aux années passées, ils ont trouvé qu’il était beaucoup plus facile d’équilibrer le programme avec leurs engagements professionnels et personnels, donnant un score moyen de 3,63/5 par rapport au format traditionnel qui a obtenu un score lamentable de 1,63/5 pour l’équilibre en 2019. Bien qu’il s’agisse d’une bonne progression, nous reconnaissons qu’il s’agit d’un domaine à améliorer en permanence.

Leadership conscient

Le leadership conscient a été un objectif de FounderFuel 2020, une nouvelle décision de programmation prise bien avant que le COVID-19 n’atteigne le monde. Cela s’est avéré être l’un des éléments les plus importants et les plus pertinents du programme. Les entrepreneurs qui ont la capacité de réfléchir sur eux-même, sont conscients de l’incidence qu’ils ont sur les autres créent des entreprises beaucoup plus solides, capables de résister à l’épreuve du temps — et de mieux faire face à des défis tels que les pandémies mondiales. Nous avons travaillé aux côtés des experts de Made to Tilt pour intégrer pleinement le leadership conscient dans FounderFuel, et les entrepreneurs ont noté que cela servait tous les aspects de leur vie, plusieurs d’entre eux souhaitant explorer l’accompagnement professionnel (coaching) pour eux-mêmes et leurs équipes après le programme.

Mentorat

Le fait de ne pas tenir compte de la géographie nous a permis d’offrir un bassin de mentors beaucoup plus large que ce que nous n’avons jamais été en mesure de proposer. Nous avons demandé aux mentors quels étaient les domaines dans lesquels ils souhaitaient pouvoir aider ainsi qu’aux startups quels étaient leurs plus gros défis, puis nous avons sélectionné un ensemble de 30 à 40 mentors unique pour les besoins de chaque startup. Ces rencontres individuelles ont permis des connexions et des échanges plus profonds que les années précédentes tant pour les mentors que pour les entrepreneurs. Nous avons même eu un mentor de Nouvelle-Zélande!

Cohésion sociale

Comment créer un sentiment de communauté sans les connexions et conversations impromptues qui avaient lieu à la Maison Notman? Notre approche a consisté à organiser des rencontres autour d’un café entre les entrepreneurs, en les associant à une personne d’une équipe différente chaque semaine. Les réactions des entrepreneurs ont été unanimes : ils ont aimé et ont demandé davantage de ces conversations.

Participation à la vie communautaire

Que serait FounderFuel sans notre communauté? Nous savions que nous devions réunir nos commanditaires, nos mentors, nos anciens participants et entrepreneurs d’une manière ou d’une autre. Nous avons donc décidé de créer des événements sociaux avec des salles de discussion aléatoires pour 4 à 5 individus pour une durée fixe de 6 à 8 minutes. Les gens ont ensuite répondu à une série de questions amusantes. Nous n’avions pas de grandes attentes quant à l’affluence pour le premier de ces événements et, à notre grande surprise, 50 personnes se sont inscrites et une demande générale a été formulée pour « juste une salle de discussion de plus »! Nous avons organisé ces rassemblements à quelques semaines d’intervalle, avec une participation régulière d’environ 50 personnes. Nombreux sont ceux et celles qui ont déclaré que les présentations rapides et aléatoires ont donné lieu à des discussions incroyablement intéressantes et à des connexions significatives par la suite. La clé du succès d’une salle de réunion est de prévoir moins de temps que nécessaire pour que les participants en redemandent. Il est préférable de demander au groupe s’il souhaite que l’on ajoute du temps à la prochaine session, plutôt que de donner l’impression que c’est trop long. De plus, des sessions plus courtes peuvent être une excellente raison pour les gens de reconnecter ensuite, car lorsque quelqu’un est coupé au milieu d’une phrase, nous désirons souvent entendre la fin de l’histoire.

Journée de démonstration! Version Hybride

Notre journée de démonstration est le point culminant du programme. Mais comment conserver l’esprit cet événement, ce spectacle, cette célébration, ce moment unique et exaltant pour nos jeunes entreprises qui s’exclament alors : « j’y suis arrivé! »? Compte tenu de l’évolution constante des règles relatives à la COVID-19, nous ne pouvions pas trop planifier ou tenir mordicus à nos idées. Il était évident que nous ne pourrions pas réunir des centaines de personnes en personne, mais nous voulions tout de même donner l’impression d’un grand événement. Nous avons décidé d’aller de l’avant et de faire les argumentaires en direct du New City Gas — ce qui semblait être une décision sûre lorsque nous l’avons planifiée en août, lorsque des rassemblements de 250 personnes étaient autorisés et qu’il n’était pas question de tout confiner à nouveau.

Nos avons été incroyablement chanceux avec notre planification, alors que notre journée de démonstration a eu lieu le 9 septembre, soit une semaine avant le deuxième confinement. Nous avons travaillé avec une excellente équipe de production, Toast Studio, et avons diffusé l’événement en direct, comme on le ferait pour une émission de télévision devant un public en studio. Cette rencontre a été suivie d’un rassemblement de plus de 750 membres de la communauté qui ont assisté, dans plusieurs salles virtuelles, à des séances avec les partenaires d’investissement de Real Ventures, nos mentors, les anciens participants et les partenaires communautaires comme Startupfest. Le réseautage virtuel aléatoire a également connu un grand succès auprès de la foule. Nous avons même dû prolonger de 45 minutes le réseautage communautaire, car il y avait encore 200 personnes en ligne à 19 h, heure à laquelle nous étions censés terminer!

Dans l’ensemble, la cohorte a apprécié l’esprit de l’événement. Ce n’était peut-être pas un événement en personne traditionnel, mais cela n’a pas empêché une fin mémorable à une expérience exceptionnelle. Dans l’ensemble, le programme a dépassé les attentes, donnant à nos équipes une bonne orientation, une vision claire et l’état d’esprit pour continuer à se développer. Elle a également créé une dynamique en imposant un rythme rapide (dans une période éprouvante!) et tous les participants ont grandement apprécié le soutien de Real Ventures ainsi que les conseils de nos mentors, experts, partenaires d’investissement et experts juridiques et financiers. Comme nous l’avons dit à maintes reprises, FounderFuel n’existerait pas sans l’incroyable communauté qui le soutient et nous lui en sommes éternellement reconnaissants.

Quelle année! Quel programme! Et quelle belle note sur laquelle terminer alors que je vous annonce ma prochaine aventure. À partir du 14 mai, je poursuivrai ma mission d’élever les entrepreneurs dans notre incroyable écosystème avec Startup-en-Résidence de Desjardins. Alors que je quitte Real Ventures et FounderFuel pour relever de nouveaux défis, je peux vous assurer que je pars le cœur plein d’amour pour cette équipe extraordinaire. Ce fut un honneur de travailler à leurs côtés et j’ai hâte de voir où ils vont mener FounderFuel cette année. Nous l’avons dit et répété, l’organisation FounderFuel ne pourrait pas exister sans la communauté qui la soutient. J’ai de la chance de pouvoir continuer à collaborer avec toutes ces personnes talentueuses et dévouées qui font de la communauté dynamique des startups de Montréal, l’une des meilleures au monde. À l’avenir, si vous êtes à la Maison Notman, venez me saluer à l’étage, je ne serai pas très loin.

S’assurer que les événements en ligne fonctionnent pour vous

Voici nos principales conclusions pour les personnes qui organisent des programmes et des événements en ligne :

  • Prévoyez des pauses dans votre emploi du temps et respectez-les! Traitez les pauses comme si elles constituaient le contenu principal de votre séance. Respectez les limites de temps des intervenants et coupez le contenu si nécessaire.
  • Les caméras devraient être allumées par défaut, mais nous sommes tous des adultes et beaucoup de choses se passent à la maison. Si les participants doivent éteindre leur caméra, ne posez pas de questions. Une pause de 10 minutes sans la caméra aide parfois à réduire la fatigue visuelle et à se concentrer!
  • Rendez vos séances interactives. Divisez le contenu en petites sections et prévoyez des interactions avec le public entre chacune de celles-ci plutôt que de présenter un long flux de contenu avec des questions à la fin.
  • Prévoyez au moins deux modérateurs. Cela permet de suivre les questions posées en clavardage, de remarquer les personnes qui se mettent en sourdine, de couper le son des personnes dans des environnements bruyants, de résoudre les problèmes techniques et de maintenir le rythme de l’événement. Gérer un événement numérique peut représenter beaucoup pour une seule personne.
  • Posez des questions intéressantes. Maintenez l’intérêt de votre auditoire en posant des questions spécifiques sur le sujet que vous venez d’aborder (par exemple, quel est le point le plus important à retenir, en quoi cela a-t-il changé votre point de vue, qu’est-ce qui n’est pas encore clair). Cela favorise la participation et semble moins intimidant que de demander « quelqu’un a des questions? ». N’oubliez pas que le silence est votre ami, résistez à l’envie de le combler, laissez les autres rompre la gêne, vous nous remercierez plus tard!
  • Une « levée de mains » (ou des emojis) est un excellent moyen d’interagir sans que les participants aient à rétablir le son. Demandez-leur qui est intéressé par le sujet actuel, ou si ce dont vous avez discuté est pertinent pour leur situation actuelle.
  • Utilisez les jeux pour redonner de l’énergie au groupe après les pauses. Vous verrez les visages s’illuminer! Cela peut être aussi simple que ce que nous avons appelé le « nom Corona » — faites le tour de la “salle” et le nom de chacun correspond à l’émotion immédiate que vous ressentez et à la dernière chose que vous avez mangée, par exemple, Banane Fatiguée. Vous pouvez également demander à chacun de couvrir sa caméra avec son doigt et demander au modérateur de poser des questions. Les personnes qui s’identifient à cette déclaration découvrent leur appareil photo. Par exemple : Qui a des frères et sœurs? Qui a étudié à l’étranger? etc. C’est un moyen rapide d’apprendre de nouvelles choses sur les gens.
  • Faites attention au cadrage, à l’éclairage et à l’environnement. Il est plus facile de participer avec un visage bien éclairé et centré qu’avec un carré noir. Achetez un anneau à égoportrait à accrocher à votre ordinateur si vous en avez besoin. Vous vous sentirez comme un cybervidéaste sur YouTube et vous serez magnifique! Pensez aussi aux écouteurs si vous avez des personnes ou des animaux autour de vous — cela limite les bruits et les interruptions.
  • Formez vos invités et vos intervenants. Partagez ces conseils et aidez-les à organiser leurs séances.
  • Testez au préalable les fonctionnalités et les outils que vous souhaitez utiliser. C’est une chose de savoir comment les salles de discussion fonctionnent en théorie. C’en est une autre de le faire physiquement, à laquelle s’ajoute le stress de vouloir que tout soit parfait et professionnel.
  • Faites la paix avec les mauvaises connexions Internet. Elles arrivent. On ne peut pas les contrôler, et tout le monde le comprend!

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